Politica de confidențialitate
1. Cine este operatorul datelor
Operatorul serviciului EasyInspect este Inspectify S.R.L., CUI 53216456, înregistrată la Registrul Comerțului cu nr. J2026000662008, cu sediul în Str. Ana Ipătescu nr. 71, 100337 Ploiești, jud. Prahova (denumită în continuare „Inspectify”, „noi” sau „operatorul”).
Pentru întrebări despre datele tale, scrie la info@easyinspect.ro.
2. Ce date putem prelucra
- Date de cont și identificare: nume, adresă de email, telefon, rol, organizație și date profesionale introduse în cont.
- Date despre personal și activitatea clientului: firme, echipamente, personal deservent, termene, documente și înregistrări operaționale pe care clientul le introduce sau le importă.
- Date din actul de identitate, când funcția este folosită: CNP, seria și numărul actului, adresă, data emiterii, data expirării și imaginea temporară a actului folosită pentru extragere.
- Date de facturare: plan, stare abonament, identificatori de client și tranzacție. Datele complete ale cardului sunt prelucrate de Stripe, nu de EasyInspect.
- Date de contact: nume, email, companie și conținutul mesajelor trimise prin formular, email, telefon sau WhatsApp.
- Date tehnice și de securitate: adresă IP, identificatori de sesiune, dispozitiv, browser, evenimente de autentificare, jurnale de erori și acțiuni relevante pentru protejarea serviciului.
- Date de utilizare, analiză și preferințe: pagini și funcții folosite, interacțiuni în aplicație și preferințe tehnice, atunci când aceste date sunt colectate de funcțiile active ale serviciului.
Nu încărca date care nu sunt necesare activității tale. Dacă introduci date despre alte persoane, trebuie să ai dreptul să le folosești și să le informezi conform obligațiilor tale legale.
Datele marcate obligatorii în formular sunt necesare pentru funcția sau evidența aleasă. Dacă nu le furnizezi, este posibil să nu putem crea contul, documentul, importul sau evidența respectivă. CNP și datele actului sunt necesare numai în fluxurile profesionale pentru care clientul stabilește și poate demonstra necesitatea. PT CR 8-2025 include CNP în anumite tabele și formulare și cere copii ale actului în anumite proceduri de autorizare sau extindere. Aceasta nu înseamnă că fiecare evidență EasyInspect are nevoie de CNP sau de o copie a actului. Importul automat al imaginii este opțional și este o funcție separată, care rămâne blocată până la verificarea controalelor tehnice și contractuale.
3. De ce folosim datele și care este temeiul
| Scop | Temei |
|---|---|
| Crearea contului, furnizarea funcțiilor, suportul și administrarea abonamentului | Executarea contractului sau demersuri înainte de contract |
| Facturare, contabilitate și răspuns la cereri legale | Obligație legală |
| Securitate, prevenirea abuzului, diagnosticarea erorilor și apărarea drepturilor | Interes legitim |
| Răspuns la cereri trimise înainte de deschiderea unui cont | Demersuri la cererea ta și interes legitim |
| Comunicări comerciale opționale și tehnologii neesențiale | Consimțământ, când acesta este cerut |
| CNP și date din act în evidențe administrate pentru client | Instrucțiunea documentată a clientului, care trebuie să stabilească un temei din art. 6 GDPR și garanțiile aplicabile |
Când prelucrarea se bazează pe interes legitim, evaluăm necesitatea și impactul asupra drepturilor tale. Poți cere detalii și te poți opune în condițiile descrise mai jos.
Dacă un client folosește interesul legitim pentru CNP sau un document care îl conține, art. 4 din Legea nr. 190/2018 cere măsuri de minimizare, securitate și confidențialitate, desemnarea responsabilului cu protecția datelor în condițiile legii, termene de stocare și ștergere sau revizuire și instruirea periodică a persoanelor care prelucrează datele.
4. Rolul nostru pentru datele din cont
Pentru datele de contact, facturare, securitate și administrare a relației cu clientul, Inspectify este operator de date. Când un client introduce în EasyInspect date cu caracter personal despre angajați, reprezentanți, personal deservent sau alte persoane, clientul stabilește scopul și mijloacele principale ale prelucrării. În această situație, clientul este de regulă operatorul, iar Inspectify prelucrează datele în numele său pentru furnizarea serviciului.
Clientul trebuie să aibă un temei legal pentru datele introduse și să răspundă persoanelor vizate. Pentru datele pentru care clientul este operator, Inspectify prelucrează datele numai conform instrucțiunilor documentate ale clientului. Acordul de prelucrare a datelor descrie cadrul aplicabil conform art. 28 GDPR. Acordul devine parte din contract prin mecanismul aplicabil, care păstrează versiunea și autoritatea reprezentantului organizației.
5. Cui putem transmite datele
Când prelucrăm date în numele Clientului, putem folosi Google Cloud/Firebase pentru găzduire, autentificare, baze de date, stocare și funcții, OpenRouter și furnizorii de modele aprobați pentru funcțiile AI, precum și Supabase pentru stocarea și căutarea bazei de cunoștințe, dacă funcția este activă. Acești furnizori intră în lista de subprocesatori numai pentru activitățile în care prelucrează date controlate de Client.
Pentru scopurile în care Inspectify este operator, putem folosi Stripe pentru abonamente și plăți, Resend pentru email, Cloudflare Turnstile pentru protecția formularelor și Google Analytics pentru analiza opțională. Un furnizor poate avea roluri diferite pentru servicii diferite. Rolul, datele și contractul aplicabil se stabilesc pentru fiecare activitate. Mai putem transmite date consultanților sau autorităților când avem o obligație legală.
Pentru importul care poate conține CNP sau imaginea actului, cererea OpenRouter trebuie să folosească numai endpointuri Zero Data Retention, să refuze furnizorii care colectează sau păstrează conținutul și să se oprească dacă nu există o rută conformă. Niciun fallback nu poate elimina aceste cerințe. Configurația de cont, modelele și contractele aplicabile trebuie verificate înainte de activarea acestei funcții în producție.
Aplicăm aceeași cerință Zero Data Retention și celorlalte cereri OpenRouter care pot conține date din cont, documente, întrebări sau fragmente trimise pentru generare de vectori. OpenRouter poate păstra metadate operaționale despre cerere, cum ar fi numărul de tokenuri și latența, fără conținutul intrării sau ieșirii.
Unii furnizori pot prelucra date în afara Spațiului Economic European. Pentru fiecare transfer relevant, versiunea efectivă trebuie să identifice un mecanism permis de GDPR înainte de transfer, cum ar fi o decizie de adecvare aplicabilă destinatarului sau clauze contractuale standard, împreună cu măsuri suplimentare când sunt necesare. Lista, locațiile și mecanismele nu pot fi confirmate numai din termenii publici ai furnizorilor; sunt necesare dovezi din conturile Inspectify. Nu vindem date cu caracter personal.
6. Cât timp păstrăm datele
Păstrăm datele de cont și conținutul organizației cât timp contul este activ și până la finalul perioadei plătite. După anulare, păstrăm datele operaționale pentru o fereastră controlată de export de 30 de zile, apoi ștergem datele cu caracter personal, cu excepția unei obligații legale sau a unui litigiu. Putem păstra numai rezultate agregate care au fost anonimizate ireversibil și nu mai sunt date cu caracter personal. Păstrăm documentele financiar-contabile pe durata cerută de lege. Păstrăm mesajele de contact cât timp este necesar pentru răspuns și urmărirea cererii. Jurnalele tehnice și de securitate au perioade limitate, care pot fi prelungite dacă investigăm un incident. Ștergem datele când scopul și obligațiile de păstrare încetează.
Pentru jurnalele tehnice, imaginile temporare, documentele generate, pachetele de export și copiile de siguranță folosim perioadele sau criteriile confirmate pentru mediul de producție. Imaginile încărcate numai pentru extragerea datelor sunt șterse după finalizarea procesării și după expirarea ferestrei tehnice necesare pentru tratarea erorilor. Jurnalele sunt păstrate cât este necesar pentru securitate, diagnostic și investigarea incidentelor. Pachetele de export sunt șterse după șapte zile. Linkurile de descărcare pot avea o durată mai scurtă, iar proprietarul autorizat al organizației poate solicita generarea unui nou pachet. Copiile de siguranță expiră conform ciclului de recuperare și ștergere configurat. Perioadele exacte se publică numai după verificarea configurației aplicabile și pot fi prelungite când legea, o cerere validă, un litigiu sau un incident de securitate impune păstrarea lor.
8. Securitate și responsabilitatea clientului
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului, inclusiv controlul accesului, separarea organizațiilor și înregistrarea evenimentelor relevante. Nicio metodă nu elimină toate riscurile. Păstrează datele de autentificare confidențiale și anunță-ne imediat dacă suspectezi un acces nepermis.
9. Drepturile tale
În condițiile GDPR, poți cere accesul, rectificarea, ștergerea, restricționarea, portabilitatea sau opoziția la prelucrare. Poți retrage consimțământul fără ca retragerea să afecteze prelucrarea făcută anterior. Putem cere informații rezonabile pentru a confirma identitatea și vom răspunde în termenul legal.
Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, prin dataprotection.ro.
10. Minori și funcții AI
EasyInspect este un serviciu profesional și nu se adresează minorilor. Nu folosim datele de pe site pentru decizii exclusiv automate care produc efecte juridice asupra persoanelor.
Funcțiile AI pot genera răspunsuri sau extrage date din documentele trimise. Nu introduce date care nu sunt necesare pentru cerere. Rezultatele AI pot conține erori și trebuie verificate de un profesionist înainte de folosire. Nu folosim rezultatele AI pentru a lua decizii exclusiv automate cu efect juridic asupra unei persoane.
11. Modificarea politicii
Publicăm data de la care se aplică fiecare versiune. Pentru schimbările importante, informăm clienții prin email sau în cont înainte ca schimbarea să se aplice. Solicităm o nouă acceptare atunci când schimbarea modifică obligațiile contractuale și legea sau natura schimbării cere acest lucru.
12. Contact
Inspectify S.R.L.Str. Ana Ipătescu nr. 71, 100337 Ploiești, jud. Prahova
Email: info@easyinspect.ro
Telefon: 0723 133 622